Saber gestionarlos y mantener un buen clima en el grupo es la base de su éxito.
Por una parte, ayudan a que la información circule ágilmente, al instante, entre todos los participantes, permite una buena organización de los datos, pero también revela muchas actitudes que tienen que ver con la personalidad de cada integrante. Contribuye a forjar lazos pero hay que saber cuándo conectar y cuando desconectar, evitando así la intromisión del trabajo en la vida privada. Gestionarla correctamente evitará muchos problemas en el mundo presencial.
Se debe evitar hacer chistes o comentarios discriminatorios o que puedan desencadenar un conflicto en el grupo. Esto puede desencadenar problemas en la oficina o con compañeros. Pero a la vez, cualquier participante podrá hacer notar que algún comentario no tiene que tener lugar en un grupo que, precisamente, se caracteriza por tareas laborales, y ninguna "extra". Lo mejor es evitar temas polémicos. Los grupos de WhatsApp de la oficina están formados por personas que no tienen por qué compartir tus ideas o creencias.
No hay que compartir chistes racistas, machistas, de marcada tendencia política o que supongan una falta de respeto a algún colectivo. Es muy útil imaginarse si alguien haría ese comentario en la oficina y ante todos los integrantes del grupo. La familiaridad que da el grupo, al no ser presencial, no implica que un comentario no hiera o falte el respeto a alguien determinado.
Formar parte del grupo de WhatsApp de la oficina puede ser algo obligatorio, nadie está por gusto, es una herramienta más de trabajo o de información laboral por lo que hay que usarlo de forma responsable. Pero hay que tratar de no ser invasivo, ni violar la privacidad y seguridad de todos los demás.
Para esto, no se puede incluir a ninguna persona sin su consentimiento y sin el consentimiento de todo el grupo. Hay que tener presente que la inclusión de alguien revela sus datos e información sensible, y no es adecuado hacerlo intempestivamente. De ninguna manera hay que compartir cadenas de mensajes alarmistas, o que vienen de afuera, y cuyo único objetivo es recabar datos de todos los participantes.
Ahora bien, ¿cuándo se debe leer y contestar un mensaje laboral? Es una buena pregunta y habla de gestionar las notificaciones del grupo. La atención que exigen estas notificaciones es continuo, lo importante es saber cuándo atenderlos y cuándo no. Puede haber momentos en que sea necesario leer y responder, pero otras veces, se puede esperar hasta la llegada al lugar de trabajo. Separar lo urgente, lo importante, y lo que meramente es un recordatorio de tareas.
Para eso, silenciar los mensajes, leer los mensajes cuando sea oportuno y no sentirse presionado por la identificación de lectura es un arte y requiere un aprendizaje. Hay un término medio entre las posibilidades de una comunicación ágil y la exigencia de inmediatez.
Recibir un mensaje de WhatsApp irrumpe con fuerza en la intimidad, más de lo que lo hace otro tipo de comunicación. Y es importante establecer los límites claramente, en presencia de los integrantes, previamente a la inclusión en el grupo. Esto evitará cualquier problema posterior y creará relaciones más sanas en la oficina.
