El Colegio de Escribanos de la provincia de Córdoba presentó un novedoso sistema de fojas digitales, cuyo desarrollo, características técnicas y seguridad convierten a este nuevo desarrollo de digitalización de trámites en uno de los más innovadores e importantes de Argentina y Latinoamérica.
Estas fojas digitales, cuentan con avanzados sistemas de validación para garantizar la seguridad jurídica de estos instrumentos notariales mediante el sistema de gestión Sidano, lo que permite ofrecer a la sociedad un proceso de renovación adaptado a los requerimientos actuales, sin dejar de ofrecer la opción analógica (en papel) para quienes la eligen.
¿Qué son las fojas digitales?
Desde el Colegio de Escribanos de la Provincia de Córdoba, y mediante el sistema de gestión Sidano, se han implementado una serie de fojas digitales que cuentan con avanzados sistemas de validación para garantizar la seguridad jurídica e informática de estos instrumentos notariales.
Esta implementación contó con el trabajo conjunto del Colegio de Escribanos de la Provincia de Córdoba y del Registro General de la Provincia, integrando ambos sistemas y vinculándolos con Rentas, Caja Notarial, Ciudadano Digital (CiDi) y el Registro Civil, lo que permite agilizar la circulación de estos documentos, tanto en la provincia como en cualquier lugar del mundo, en instantes.
Desde ahora, se puede contar con esta herramienta nativa digital, que implica un proceso de renovación a las necesidades actuales de la sociedad. En este marco, el Colegio presentó las nuevas fojas digitales, sus características, usos, elementos y forma de verificarlas.
Las nuevas fojas digitales
En esta nueva etapa, existen seis tipos de fojas digitales, cada una para un fin distinto, que permiten adaptar estos trámites a contextos más simples y con un cuidadoso sistema de seguridad y verificación. Se identifican con diferentes colores.
Es importante aclarar que el uso de documentos notariales digitales o en papel es optativo. Es decir, se puede realizar una certificación de manera digital o directamente en papel.
Como se indicó, cada foja digital tiene un fin específico, que pasamos a describir:
Foja de Certificación Copia Digital: está presentada en color rojo y se utiliza para certificar copias digitales de un documento que existe en soporte papel. Esto permite su conservación o presentación en formatos digitales, quedando dicho documento adjunto o embebido en la foja digital.
Foja de Certificación de Firma Digital: se muestra en color naranja, y se usa para certificar la firma digital de una persona en un documento PDF. Por ejemplo, un contrato de locación en formato digital. Dicho documento queda adjunto o embebido en la foja digital.
Una de las ventajas de certificar una firma digital es que el documento tendrá fecha cierta garantizando que la persona es capaz y no tiene la voluntad viciada.
Foja de Digitalización para Legalización Remota: realizada en color morado, se utiliza para digitalizar documentos notariales realizados en soporte papel, que luego se podrán certificar con la foja subsiguiente.
Foja de Legalización Digital: es de color amarillo y tiene por fin legalizar documentos notariales digitales o digitalizados, a los efectos de habilitar su uso en todo el territorio de la República Argentina. En caso de ser necesario, los mismos pueden apostillarse o legalizarse internacionalmente. Estos documentos legalizados quedan adjuntos o embebidos en la foja digital.
Foja de Testimonio Digital: presentada en color verde y azul, se utiliza para expedir un Testimonio Digital de una escritura, ya sea por la transcripción del texto de la Escritura o el escaneo de la misma.
Foja de Nota Certificante: se utiliza en color naranja y tiene como fin subsanar errores o complementar la información de una certificación o testimonio digital. El documento subsanado queda adjunto o embebido dentro de esta foja digital.
¿Qué elementos identificatorios encontramos en las fojas?
Las fojas se generan en formato PDF y siempre están compuestas por dos o más páginas y los siguientes elementos para identificar su autenticidad:
- Sobre la columna de color identificatorio observaremos un código QR con la leyenda Foja, que al escanearlo permite identificar la hoja dentro del Sistema Sidano.
- Luego, vemos el Escudo de la Provincia de Córdoba, el tipo de Foja, y debajo su número de Foja. Finalmente, el logo del Colegio de Escribanos de la Provincia de Córdoba.
- Asimismo, en la parte central, encontramos el contenido de la Foja, que finaliza siempre con un Código CVS (Código Verificación Seguro), y al pie, encontraremos la Firma Digital del Escribano interviniente y el Sello Digital del Colegio de Escribanos, que certifica que el firmante es Escribano en pleno ejercicio de su función.
- En la segunda página, encontraremos nuevamente el código QR de identificación de la hoja, el número de foja en el centro, y un nuevo código QR del lado derecho, con la leyenda Verificación, que permite al público en general el acceso al sistema SIDANO para validar el documento notarial.
Características distintivas especiales según la foja
Algunas fojas, debido a la naturaleza del trámite, cuentan además con documentación adjunta o embebida, como por ejemplo las Legalizaciones, Notas Certificantes, las Certificaciones de Firma y las Certificaciones de Copias.
En otros casos, como los testimonios digitales, por digitalización de la matriz y la certificación para legalización remota de soporte papel, encontraremos la documentación digitalizada concatenada al inicio de la foja correspondiente.
Código QR con la leyenda Foja
Es el primer código QR que encontraremos al abrir la foja, en la parte superior izquierda. Al escanearlo con un dispositivo móvil nos dirigirá al Sistema Sidano para acceder a la foja. Esta consulta está dirigida a los Escribanos que cuenten con credenciales de acceso al sistema.
Además, lleva la Firma Digital del Escribano Interviniente y Sello Digital del Colegio de Escribanos de Córdoba, que se encuentran al pie de la foja, y se pueden cliquear para acceder al estado de validación de las firmas.
Por otra parte, desde el Panel de Firmas del Lector de PDF de Adobe, podremos acceder a toda la información con respecto al detalle de la firma, la fecha y por quién fue realizada Conjuntamente, el Código CVS (Código Verificación Seguro), que por medio de un enlace nos dirige a la página web de Consulta Pública del documento notarial digital del Colegio de Escribanos.
Otro elemento, como ya fue mencionado, es el código QR de Verificación, que se encuentra en la parte superior del lado derecho en la segunda página de la foja, y al escanearlo con un dispositivo móvil nos dirigirá a la página web de Consulta Pública del documento notarial digital del Colegio de Escribanos.
Está pensado principalmente para aquellos que hayan impreso la foja digital, ya que, al imprimir un documento digital, el mismo pierde las firmas digitales y todos sus atributos de seguridad, por lo cual, deja de ser un documento auténtico.
Desde la consulta pública, podremos visualizar la Declaración Jurada que realizó el escribano al momento de confeccionar el instrumento notarial. Chequear su estado y disponibilidad, y validar la autenticidad del documento notarial digital al subir el documento PDF a fin de que el sistema SIDANO lo compare con el documento notarial generado.
Esta es una importante innovación que blinda seguridad jurídica e informática al documento notarial digital.
